Virtuelle und hybride Events sind auf dem Vormarsch – planen Sie mit unserem ultimativen Leitfaden

Eventplaner mussten im Jahr 2020 schnell lernen, wie sie von persönlichen zu virtuellen Erlebnissen übergehen können. Aber was können wir für die Event-Branche im Jahr 2021 und darüber hinaus erwarten? Aufgrund von Reisebeschränkungen und großen Versammlungen bleiben viele Organisatoren vorerst bei einem virtuellen oder hybriden Format oder planen, in Zukunft virtuelle Komponenten einzubauen.

Zoom Grafik

Ein Leitfaden für virtuelle Event-Planer

Zoom hat einen ultimativen Leitfaden für die Planung und Durchführung virtueller Events auf Zoom zusammengestellt, der alles enthält, was Sie wissen müssen, um erfolgreiche und sinnvolle Online-Events durchzuführen. Im Folgenden finden Sie einige Highlights und den vollständigen Leitfaden mit praktischen Checklisten, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und vielem mehr!

Die richtigen Lösungen machen die Arbeit leichter

Sollten Sie Ihre Veranstaltung mit Zoom Meetings oder Zoom Video Webinars durchführen? Die Antwort hängt von mehreren Faktoren ab – von der Größe Ihres Publikums, dem gewünschten Interaktionsgrad und davon, wie gut Sie Ihre Teilnehmer kennen. Unser Leitfaden schlüsselt die besten Anwendungsfälle für jede Lösung auf und gibt Ihnen hilfreiche Tipps für die Auswahl der besten Lösung für Ihre Veranstaltung. Außerdem stellen wir Ihnen einige beliebte App-Integrationen vor, die Ihnen helfen, Ihre Veranstaltung effizienter zu gestalten.

Erstellen Sie ein ansprechendes virtuelles Erlebnis

Gestalten Sie Ihre Veranstaltung mit Möglichkeiten zur Interaktion und reduzieren Sie die Teilnehmerabwanderung. Hier sind ein paar Tipps aus unserem Leitfaden:

  • Planen Sie eine verkürzte Agenda, die Ihr Publikum von Anfang bis Ende fesselt.
  • Stellen Sie sicher, dass die Sitzungen mehr als nur zum Anschauen sind – befragen Sie Ihr Publikum, beantworten Sie Fragen live und nutzen Sie Breakout Rooms oder Chats.
  • Schicken Sie Ihren Zuhörern Veranstaltungsgeschenke, Gutscheine für Essenslieferungen oder andere lustige Dinge, die sie vor Ort genießen können.

Nutzen Sie unsere Checklisten zur Planung & Vorbereitung

Bei der Planung einer nahtlosen virtuellen Veranstaltung gibt es viel zu beachten, von der Koordination der Inhalte bis hin zur Aktivierung der richtigen Einstellungen für Ihr Webinar. Wir haben Checklisten für Ihre Produktions-, Technik- und Präsentationsteams, um sicherzustellen, dass jeder weiß, was er vor dem großen Tag tun muss.

Verbreiten Sie die Botschaft

Richten Sie eine Veranstaltungswebsite oder Landing Page ein, die alles enthält, was Ihr Publikum wissen muss – Datum, Uhrzeit, Informationen zu den Referenten, Details zu den Sitzungen, Informationen zur Anmeldung und Antworten auf häufig gestellte Fragen. Verbreiten Sie dann die Nachricht über Ihre Veranstaltung durch E-Mails, Blogartikel, soziale Medien und Medienkontakte. Vergessen Sie nicht, Ihre Partner, Sponsoren und Referenten zu bitten, die Veranstaltung auch in ihren Netzwerken bekannt zu machen.

Sind Sie bereit für die Show?

Planen Sie einen Termin für Ihre Redner und das Produktionsteam ein, um unsere Checkliste für den Trockenlauf durchzugehen und alle technischen oder inhaltlichen Fragen im Vorfeld zu klären.

Wenn Sie bereit sind, live zu gehen, halten Sie unseren Event-Leitfaden bereit, damit Sie wissen, welche Punkte in letzter Minute erledigt werden müssen. Testen Sie Mikrofone und Kameras, öffnen Sie die Sitzung frühzeitig, damit die Teilnehmer teilnehmen können, und überprüfen Sie die Aufnahme- und Live-Stream-Einstellungen, um sicherzustellen, dass sie richtig funktionieren.

Was Sie nach Ihrer Veranstaltung tun sollten

Die Maßnahmen, die Sie nach der Veranstaltung ergreifen, sind fast so wichtig wie die Veranstaltung selbst. Erfassen Sie Feedback mit einer Event-Umfrage, analysieren Sie Berichte, stellen Sie aufgezeichnete Inhalte zur Verfügung und verfolgen Sie Marketing-Leads weiter. Sie sollten sich auch mit Ihrem Team zusammensetzen, um eine Nachbesprechung durchzuführen, Ihre Veranstaltungsziele zu bewerten und Pläne für Verbesserungen zu machen

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